Årsstämman skjuts upp

Med anledning av Covid-19 har styrelsen beslutat att skjuta upp föreningens årsstämma till efter sommaren. Detta för att följa regeringens förbud mot sammankomster med mer än 50 personer och för att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer för att förhindra smittspridning och att skydda äldre och personer i riskgrupper.

Som förening är vi skyldiga att följa lagstiftning såsom Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Därutöver måste vi också följa föreningens stadgar. Styrelsens beslut bryter mot paragraf 30 i våra stadgar vilken stipulerar att stämma skall hållas före maj månads utgång. Vår förhoppning är att ni medlemmar har överseende med detta med hänsyn till den rådande situationen. Medlem som anser att det är fel att bryta mot stadgarna kan ansöka om att Bolagsverket istället ska kalla till föreningsstämma. Jurister ställer sig dock tveksamma till om Bolagsverket kommer agera.

Det finns fler orsaker till varför det är klokt att skjuta upp årsstämman. Regeringen vill att det ska bli möjligt att hålla helt digitala stämmor i kombination med möjlighet till poströstning, det vill säga utan krav på möjlighet till fysisk närvaro och förbereder därför en ändring i lagen (2020:198). De nya reglerna föreslås börja gälla den 1 juni 2020 men är ännu inte beslutade.

Vår förhoppning är att vi kan genomföra Årsstämman i slutet på september och återkommer med exakt datum längre fram. En skriftlig kallelse kommer att delas ut senast två veckor före stämman. Vi hoppas då kunna erbjuda möjlighet att poströsta eller rösta med ombud, och förhoppningsvis också möjlighet för alla att delta digitalt.

Är du intresserad av att hjälpa till i föreningen så tveka inte att kontakta vår valberedning. Sammankallande för valberedningen är Jonas Gillberg i Björken 6 som enklast nås på epost här. Du kan också prata med Jens Jansson i Tallen 1 eller Erik Zivkovic i Björken 7.

Årsredovisning 2019

Här kommer en länk till årsredovisningen för 2019. Såväl vår revisor Thomas Swenson på EY (Ernst & Young) som våra interna revisorer Nils Möllerberg och Mattias Haraldsson har granskat allting utan anmärkningar.

Vi kan konstatera att det ur ekonomisk synvinkel var ett år utan några större överraskningar. Vi lyckades genomföra dränering av Tallen 3 utan att ta upp nya lån, bland annat tack vare vårt stora reliningsprojekt som avslutades i början av 2019 och som höll sig väl inom budget. Det var också ett milt år rent vädermässigt vilket ledde till något lägre uppvärmningskostnader än budgeterat.

Hör gärna av er till styrelsen om ni har några frågor eller funderingar.

Bättre kvalitet vid om- och tillbyggnader

Våra hus är gamla och många lägenheter har byggts om och renoverats flera gånger. Oftast blir det väldigt bra resultat, men inte alltid. Vi har vid reliningsarbetet upptäckt flera fall av köks- och badrumsrenoveringar av förändringar som inte är fackmannamässigt utförda, där man inte följt lagar och regler vilket lett till större risk för tillbud och problem och i vissa fall till och med faktiska funktionsfel.

Därför behöver föreningen veta att alla förändringar som påverkar våra gemensamma anläggningar blir fackmannamässigt utförda och att de följer branschregler, lagar och förordningar. Av den anledningen har föreningen inlett ett samarbete med Projab som är ett skånskt företag med just byggnadskvalitet som specialitet.

Projab ska i fortsättningen alltid anlitas när medlem vill bygga om eller bygga ut sin lägenhet. De ska genomföra en besiktning av utförda arbeten och ska även vara Kvalitetsansvarig (KA) när så behövs, en roll som Malmö stad kräver vid större förändringar.

Projab bör involveras så tidigt i processen som möjligt och styrelsen kan vara behjälplig för kontakt. Projab erbjuder också andra tjänster såsom projektledning om så önskas.

Läs mer om om- och tillbyggnader här.

Dags för Årsstämma 2019

Varmt välkomna till årets stämma för bostadsrättsföreningen Malmö Nya Egnahem. Mötet hålls torsdagen den 23/5 kl 19:00 och vi är som vanligt i Sorgenfriskolan, ingång A.

Efter mötet dröjer vi oss kvar i skolan och dricker något gott tillsammans med lite kallskuret, ost och kex från Möllans ost.

För att spara på miljön delar vi i år inte ut en tryckt årsredovisning till alla hushåll. Årsredovisningen finns istället att ladda ner här:

Årsredovisning 2018

Ni kan också få en utskriven årsredovisning genom att kontakta styrelsen.

För er som är nyfikna på vad en stämma är och hur det går till så har föreningen Bostadsrätterna (tidigare SBC) satt ihop en matnyttig broschyr som ni kan ladda hem här. Här finns också en broschyr som beskriver hur ni kan göra om ni inte kan närvara men ändå vill rösta på dagordningens frågor. Har ni några frågor eller funderingar är ni såklart också välkomna att kontakta styrelsen.

Om föreningsstämma (Bostadsrätterna)

Om Fullmakt, ombud och biträde (Bostadsrätterna)

Dagordning

Dagordningen finns också att ladda ner här.

  1. Stämmans öppnande.
  2. Val av ordförande vid stämman.
  3. Anmälan av ordförandes val av protokollförare.
  4. Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar och röstlängd.
  5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet.
  6. Fastställande av dagordning.
  7. Fråga om kallelse behörigen skett.
  8. Framläggande av styrelsens årsredovisning.
  9. Framläggande av revisorernas berättelse, eventuella anmärkningar och styrelsens förklaring däröver.
  10. Beslut om fastställelse av resultaträkning och balansräkning.
  11. Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen.
  12. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
  13. Fråga om arvoden till styrelseledamöter och revisorer.
  14. Beslut om antal ledamöter och suppleanter i styrelsen samt antal revisorsuppleanter.
  15. Val av styrelseledamöter och suppleanter.
  16. Val av revisorer och revisorssuppleanter.
  17. Val av extern revisor.
  18. Val av valberedning, som skall bestå av tre ledamöter varav en sammankallande.
  19. Motion om stöket i trädgården i Tallen 2 (se separat blad – bilaga 1)
  20. Motion om kodlås till grindar i Björken 3 (se separat blad – bilaga 1)
  21. Motion om översyn av portar till trapphusen (se separat blad – bilaga 1)
  22. Motion om reparation av grindar i Tallen 1 (se separat blad – bilaga 1)
  23. Styrelsen informerar.
  24. Stämmans avslutande.

Bilaga 1 – Motioner till årsstämman 2019 samt styrelsens utlåtande

Motion om stöket i trädgården i Tallen 2
Motionsställare: Elisabeth Wiman, Tallen 2

Under ett husmöte i Tallen 2 för några år sedan framkom klagomål angående stöket i vår trädgård. Detta med anledning av alla leksaker, som vid upprepade tillfällen låg (och ligger) spridda över hela vår trädgård, Inne i buskage och på gångplattorna utanför våra portar och cykelställ. Utöver detta, trädgårdsmöbler som flyttas och inte ställs tillbaks till sina ursprungliga platser.

När man bor i privat villa med trädgård, så kan man lämna allt i vilken röra men vill. Men INTE när man bor i bostadsrätt, där alla har rätt till trivsel i dom allmänna utrymmena såsom bl.a. trädgården.

  1. Jag efterlyser nu att styrelsen och föreningen tar ansvar och gör något som är av bestående resultat. Det handlar om RESPEKT och HÄNSYN till grannar. Den situation jag beskriver har nu pågått i flera år utan att någon förbättring skett. En tydlig information om detta bör nu uppmärksammas under årsmötet.
  2. Eftersom muntliga tillsägelser inte har någon som helst effekt, så föreslår jag att MNE gör ett tillägg i föreningens Trivselregler. Där bör uttryckligen stå att leksaker etc måste plockas undan varje dag som barnen lekt på våra gemensamma utrymmen. Ett sådant tillägg finns i flera andra Bostadsrättsföreningars regler.

Styrelsens utlåtande

Boende i flerfamiljshus handlar ofta om kompromisser och hänsyn måste visas från alla parter. Självklart ska gångvägar och entréer hållas fria och det ska se fint ut i våra trädgårdar. Samtidigt är vi en barnrik förening och våra utemiljöer är unika för barn i storstadsmiljö. Det åligger alla medlemmar att hålla rent såväl inom- som utomhus. Styrelsen informerar regelbundet och vid behov om vilka skyldigheter man som medlem har.

Styrelsen rekommenderar stämman att besluta om att förtydliga föreningens trivselregler med följande tillägg under andra stycket rubricerat ”Säkerhet och samverkan”: ”Hjälp också till med att hålla rent och fint i våra trädgårdar och se till att gångvägar och entréer är framkomliga.”

Motion om kodlås till grindar i Björken 3
Motionsställare: Fabian Hvengård, Björken 3

Önskemål om att grindarna runt Björken 3 förses med kodlås. Personer som inte tillhör föreningen tar sig idag med lätthet in på baksidan av huset och rotar i soptunnor, rycker i ytterdörrar och sitter sommartid på bänkarna och röker/festar. Fastigheterna som ligger parallellt med Björken 3 (ej MNE) har grindar med kodlås och de har inte de beskrivna problemen.

Styrelsens utlåtande

Frågan om kodlås till grindar är aktuell för alla hus. Att sätta in kodlås på samtliga grindar i föreningen indikerar att bli alltför kostsamt eftersom styrelsen nu försöker hålla ner övriga utgifter i föreningen inför den nu pågående dräneringen. I samband med dräneringen läggs kanalisering för el till grindarna för att möjligheten ska finnas att ta upp frågan om kodlås på nytt när det ekonomiska läget är ett annat.

Styrelsen rekommenderar stämman att avslå begäran om kodlås till grindarna i Björken 3.

Motion om översyn av portar till trapphusen
Motionsställare: Fabian Hvengård, Björken 3

Föreningen bör låta en ”dörrspecialist” göra en översyn av de ytterdörrar i föreningen som under lång tid haft problem med funktionen, att stängas och öppnas på ett smidigt sätt och att inte gå att öppna genom att endast dra i dörrhandtaget. Det har hitintills inte räckt med de insatser Hagtorns försökt göra och ytterdörrarnas bristfälliga funktion leder till att personer med tveksamma syften med lätthet tar sig in i trapphusen.

Styrelsens utlåtande

Funktionaliteten hos våra portar ingår i vår fastighetsskötare Hagtorns uppdrag. Då enklare åtgärder inte hjälpt på vissa portar har Hagtorns i vintras lyft frågan till styrelsen som tagit beslut på att de ytterdörrar som har problem med ska åtgärdas med nya dörrstängare. Det finns även ett par portar där Hagtorns föreslagit andra åtgärder men där styrelsen ännu inte fattat något beslut. Det är alltså ett pågående ärende hos såväl Hagtorns som hos styrelsen.

Styrelsen rekommenderar stämman att avslå begäran om en särskild översyn av föreningens portar.

Motion om reparation av grindar i Tallen
Motionsställare: Martin Gagner, Tallen 1

Ge styrelsen i uppdrag att tillse att de två grindarna till gården Tallen 1 återställs till gott bruksskick, såsom innan läggningen av grusgång sommaren 2017, innan september månads utgång. Med gott bruksskick avses att grindarna ska kunna öppnas och stängas utan stor kraft, samt att de ska kunna låsas och låsas upp med nyckel. Återställandet av grindarna ska vara utfört med sådan kvalitet att de förblir i gott bruksskick åtminstone till nästkommande årsstämma, då ärendet ska återrapporteras.

Styrelsens utlåtande

Självklart ska alla föreningens grindar fungera på ett tillfredsställande sätt. Enklare åtgärder ingår i fastighetsskötarens uppdrag medan stööre insatser beslutas av styrelsen. Återställandet av grindarna i Tallen 1 är ett pågående ärende sedan 2017 och har tyvärr tagit alldeles för lång tid. Styrelsen vill här passa på att be alla berörda om ursäkt för att vi inte har lyckats lösa detta tidigare. Styrelsen rekommenderar stämman att bifalla motionen om en tidsgräns till september månads utgång.

Dränering av Tallen 3

Som tidigare sagts har vi i alla hus fuktproblem av varierande grad i källarna. I många fall handlar det om att det rinner in vatten utmed källarväggarna vid kraftigare eller mer långvarigt regn. Förutom den direkta fukten på väggar och golv orsakar detta även att puts lossnar från innerväggarna.

Då vi konstaterat att husen saknar dränering så är det tydligt att husen tar skada av att fuktig matjord ”trycker in” vatten i husgrunden. Detta är inget akut problem men bör enligt expertis åtgärdas inom en tioårsperiod, lite beroende på hus. I vår kartläggning av fuktproblemen så har vi konstaterat att Tallen 3 är värst utsatt för fuktproblem. Därefter bedömer vi att Björken 6 och 7 kommer och föreningens övriga fyra hus delar tredjeplats i grad av problem.

Fuktproblem i Tallen 3 efter regn 10 mars 2019.

Efter att ha konsulterat vår projektledare Bengt Mattsson från reliningsprojektet samt ytterligare en expert kan vi konstatera att det inte finns så många alternativ för att åtgärda de här problemen. Bengt som tidigare bl a varit VA-chef i Malmö stad har stor erfarenhet av den här typen av frågor. Vi måste gräva ner en dränering runt hela huskroppen samt sätta s k Isodrän-skivor utmed hela husgrunden. Vi ska också separera dagvattenledningar från stuprör och markbrunnar ifrån avloppsledningen och istället leda dagvattnet runtom huset. Då kan vi nämligen sätta in backventil på avloppsledningen för att på så sätt skydda oss från att vatten tränger upp genom golvbrunnarna, något som hände under den stora översvämningen 2014. Ni kan läsa mer om dränering och Isodrän här.

Exempel på dränering för husgrund med betongsula liknande våra hus.

Innan vi går vidare med planering, budgetering och upphandling för alla hus har vi i styrelsen beslutat oss för att genomföra dränering för Tallen 3 som ett pilotprojekt. Detta för att dels åtgärda huset med mest akuta problem, dels för att få en djupare förståelse för allt arbete och alla kostnader i ett sådant här projekt. Vi får också möjlighet att utvärdera uppnådda effekter innan vi går vidare. Vi kommer också låta fotodokumentera alla arbetsmoment för att ha som underlag vid kommande upphandling.

Inför pilotprojektet har vi tagit in offerter från tre välrenommerade entreprenörer utifrån ett anbudsunderlag där bland annat erfarenheterna från provgrävningarna i Björken 7 och Tallen 3 fanns med. Bland dessa anbud har vi valt Park och Vatten AB dels på pris, dels för att vi har goda erfarenheter av dem sedan tidigare. Bengt Mattsson kommer att vara vår projektledare under hela pilotprojektet inklusive utvärdering.

Vår plan är att dräneringsarbetet genomförs under maj och juni i år. Vi har ett fördelaktigt tillfälle att genomföra denna pilot nu. Styrelsen har efter reliningsarbetet samt kartläggningen av fuktproblemen jobbat upp en god kompetens i frågan och vi kan ta fortsatt hjälp av Bengt Mattsson. Vi har också en god likviditet då reliningsprojektet inte kostade riktigt så mycket som vi lånat upp. Och även om de fuktiga källarna inte är ett akut problem att åtgärda så vill börja så fort som möjligt för att ha bättre möjlighet att sprida ut de totala kostnaderna över många år.

Vi räknar med att pilotprojektet totalt kommer kosta cirka 2,5 Mkr. Vi bedömer att vi kan genomföra projektet inom ramen för den för den fastlagda avgiftsnivån och budgeten för 2019, då budgeten innehåller underhållsutgifter på cirka 1,3 Mkr samt att det finns överskottslikviditet (pengar kvar) som har uppstått vid upplåning till reliningprojektet. Om föreningens lånenivå påverkas för 2019 är detta endast marginellt. Dock innebär det att övrigt underhållsarbete måste prövas och omprioriteras. Stora poster avser underhåll av källare och i framtiden fasadrenoveringar. Dessa är rationellt att skjuta på framtiden då de påverkas av fukten och därför bör underhållas när dräneringen är klar.

Nästa steg efter förhandling och kontraktsskrivning är att hålla ett informationsmöte med de boende i Tallen 3. Vi återkommer med mer information.

Fukt i källare

Under hösten har styrelsen samlat in information om vilka problem som upplevs rörande fukt i källarna. Vi har fått in mycket dokumentation och även om våra hus är byggda på ett sådant sätt att källarna är lite fuktiga så har vi funnit att det finns stora skillnader. Det finns i stort sett i alla hus ett eller flera ställen där problemen är så stora att de bör åtgärdas. I flera fall handlar det om fuktproblem som kan påverka byggnaderna negativt på lång sikt.

Vi har under januari också låtit gräva upp hål utmed Tallen 3 och Björken 7 för att bättre förstå hur husen är byggda och hur det ser ut runt husgrunden. Vi fann att husen är byggda direkt ovanpå matjord och med matjord runt om alla grunder. Vi fann också att det saknades någon som helst form av dränering dessutom att dagvattenledningarna från stuprören är i dåligt skick. Mot bakgrund av vad detta så är det inte så konstigt att vi har fuktiga källare. Matjorden binder vatten som dels kommer direkt från regn men också från stuprören. Den fuktiga jorden trycker mot källargrunden som ”suger” in fukten in i huset.

Vi kommer nu under våren titta på vilka alternativ som finns för att åtgärda vissa eller alla problem vi dokumenterat.

Vi vill också passa på att tacka alla er medlemmar som inkommit med dokumentation av fuktproblem ni funnit i källarna. Tack!

Motionera mera

Årsstämman som i år hålls den 23 maj är ett utmärkt tillfälle att lyfta frågor som berör hela föreningen. Har du och dina grannar något ni vill lyfta så tveka inte utan skriv en motion. Motioner ska vara inlämnande till styrelsen senast 14 april.

Du kan läsa mer om hur en årsstämma funkar här. Hör gärna av dig till styrelsen om du har några frågor.

Avgiftshöjning

Styrelsen har i samband med budget­arbetet inför 2019 beslutat att höja avgiften med 1%. Orsaken till denna höjning är allmänna ökningar inom framförallt våra driftskostnader där Riksbyggen räknar med höjningar på mellan 2-4%.

Att vi endast höjer med 1% beror på att vi har en stabil ekonomi och att andra större underhålls­insatser, som t ex fasad­renoveringar, som är inplanerade under de närmaste åren kommer till stor del kunna skjutas fram i tid.

Föreningens arkiv numera i Riksarkivet

Föreningens historiska dokumentation är donerad till Malmö Stadsarkiv som efter att ha gått igenom allt nu öppnat upp samlingen för allmänheten.

För två år sedan inleddes en röjning av styrelsens arkiv som funnits ostrukturerat samlat styrelserummet. Det visade sig att vi har alla protokoll och annan dokumentation sedan föreningen bildades 1898.

De första 30 årens handskrivna protokoll låg i inbundna böcker och visade sig vara fascinerande läsning. Vilhelmina Ward i Tallen 2 som höll i arbetet gjorde ett enastående jobb och tog sig dessutom tid att läsa igenom allt. Vad hon inte vet om föreningens historia är inte värt att veta.

En sida ur handskriven protokollbok från 1916 för Malmö Nya Egnahemsförening.

Efter att ha sorterat bort uppenbart skräp så resulterade arbetet i att vi för ett år sedan kunde donera inte mindre än 9 flyttlådor med dokument till Malmö Stadsarkiv. Där finns protokoll, anteckningar, årsberättelser, ritningar av olika slag samt diverse kvitton.

Vilhelmina Ward överlämnar nio flyttlådor med dokument från föreningens historia.

Vår samling som hanteras av Malmö Stadsarkiv är nu inlagd i det nationella Riksarkivet och omfattar 4,35 hyllmeter.  Den är ännu ej digitaliserad men här är en länk till Riksarkivets arkivpost. Då samlingen kan innehålla känsliga uppgifter kommer tillstånd att krävas av arkivarie innan utlämnande. Främst används den här typen av arkiv av släktforskare och amatörhistoriker men vem som helst är såklart välkommen. Det känns skönt att veta att vår långa och spännande historia bevaras åt eftervärlden.

Stämmans val till styrelse 2018-2019

Här är ledamöterna för styrelseåret 2018-2019 som stämman röstade fram i maj. Vi har samtidigt genomfört en omorganisation vad gäller roller, ansvarsområden och uppgifter, något som förberetts under förra styrelseåret. På det konstituerande styrelsemötet innan sommaren besatte vi de nya rollerna och hittills tycks den nya ordningen fungera bra. Tre personer har avgått vilket förstås ökat arbetsbördan för kvarvarande men styrelsen har ändå bedömt att det i nuläget inte behövs några fyllnadsval under innevarande styrelseår.

Protokollet från årstämman hittar ni en bit ner på denna sida.

Ordförande
Mattias Thorsen, Björken 6 (omval 2018)

Administration (Sekreterare)
John Jönsson, Tallen 2 (nyval 2018)

Ekonomi (Kassör)
Magnus Bjerhag, Tallen 3 (nyval 2018)

Tekniskt underhåll & brandskydd (Vice ordförande)
Elisabeth Hallström, Björken 3 (nyval 2018)

Fastighetsdrift & trädgård
Åsa Ahlander, Björken 6 (nyval 2017)

Om- och tillbyggnad
Jens Jansson, Tallen 1 (omval 2017)

Medlemstjänster
Martin Andersson, Tallen 3 (omval 2017)

Projekt
Malin Bergendahl, Björken 8, (nyval 2018)

 

Övriga roller

Revisor
Nils Möllerberg, Tallen 1

Revisor
Lena Skinnar, Tallen 3

Revisorsuppleant
Mikael Ringman, Tallen 2

Valberedning
Ann-Christine Buch, Tallen 3
Linda Johnsson, Tallen 1
Jonas Gillberg, Björken 6